最低限知っておきたい、請求書の正しい書き方

毎月の請求書の確認と振込はクライアントにとって非常に重要な業務です。ここでミスが発生すると、クライアントの評価を知らない間に下げてしまうことがあります。請求書のミスは、経理担当者にとって大きなストレスの原因となり、信用を損なう恐れがあります。

請求書には以下の11個の必須項目があります。この項目を完璧に記載し、クライアントの信頼を確保しましょう。

1. 請求日・請求書番号
2. 取引先の名称
3. 件名
4. 請求金額・支払い期限
5. 請求者の情報
6. 内訳（品名・数量・単価・金額）
7. 消費税（内税・外税）
8. 源泉徴収税
9. 合計金額
10. 備考
11. 振込先

今回は特にミスが多い項目について詳しく解説します。

1. 請求日

請求日はクライアントの債務が確定する日付です。これが記載されていないと、取引がいつ発生したのか書類上で証明できず、税務調査で架空取引を疑われる可能性があります。クライアントにとって非常に重要な情報ですので、必ず記載しましょう。

2. 内訳

内訳の記載は、経理上のミスを発見しやすくするために非常に重要です。曖昧な内訳は、後で問題が発覚した際に修正が難しくなります。具体的な品名、数量、単価、金額を明確に記載しましょう。

3. 消費税（内税・外税）

消費税の内税・外税の記載は、クライアントからの指示に基づいて行います。指示がない場合は、必ず仕事の着手前に確認しましょう。経理担当者はこの部分を厳密にチェックしますので、ミスがあれば確実に指摘されます。売上に直結する項目なので、特に注意が必要です。

4. 源泉徴収税

源泉徴収税は、あなたの作業内容によって発生する場合があります。特にWebライターの原稿料は源泉徴収税の対象です。この項目のミスが最も多く、確実に発覚しますので、注意が必要です。

ファイル名（番外編）

請求書のファイル名にも注意が必要です。例えば、「2023.07.05.pdf」のような名前で送るのは避けましょう。誰からの何の請求書かわからなくなり、クライアントにとって非常に困るからです。クライアントからファイル名を指定された場合は、その指示に従うようにしましょう。統一されたファイル名はクライアントの管理を助け、プロフェッショナルな印象を与えます。

まとめ

請求書のミスは、クライアントにとって大きなストレスとなり、評価を下げる原因となります。上記のポイントに注意し、正確な請求書を作成することで、クライアントとの信頼関係を維持しましょう。